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Una de las claves para poder implementar un sistema de gestión de forma adecuada es entender lo que la norma nos pide o recomienda hacer.

Muchas veces se comete el error de pensar que un estándar internacional ISO, nos va a decir cómo tenemos que hacer las cosas y nada más lejos de la realidad. El estándar ISO establece las cuestiones que se deben tener en cuenta para implementar un sistema de gestión, pero nunca establece el cómo puesto que los estándares se aplican a todo tipo de organización con independencia de su tamaño o sector de actividad.

Dicho esto, es importante saber leer lo que nos está indicando el estándar para poder identificar lo que son requisitos y lo que son recomendaciones a tener en cuenta en la implementación de un sistema de gestión.

A continuación, indicamos las definiciones más importantes de un sistema de gestión ya que sin entenderlas no podremos identificar las cuestiones que deben ser tratadas por nuestro sistema de gestión.

Importante indicar también que, a la hora de considerar las recomendaciones, si bien no estamos obligados a considerarlas en un sistema de gestión para garantizar su conformidad con el estándar asociado, no por ello debemos obviar las ya que en muchos casos nos van a permitir enriquecer nuestros sistemas de gestión y diseñar herramientas que favorezcan la consecución de los objetivos y la mejora continua.

 

EXPLICACIÓN

Requisito

los términos "debe", “se requiere”, “es necesario”, “es esencial” y “sólo está permitido” y "no debe", “no está permitido”, “no hay que…”, “no (verbo infinitivo)” indican que los requisitos tienen que cumplirse estrictamente para mostrar conformidad con el documento, no permitiéndose desviaciones.

Recomendación

los términos "debería", “es conveniente”, “se recomienda” y "no se debería", “no se recomienda”, “no es conveniente” indican que se recomienda una de entre varias posibilidades como la adecuada,  sin  mencionar  ni  excluir  a  otras,  o  que  una determinada  actuación  es  preferible,  pero  no  se  requiere necesariamente,  o  que  (en  forma  negativa)  una  cierta posibilidad o actuación no está recomendada pero sin quedar prohibida.

Autorización

los términos "puede" “está permitido”, “es permisible” y "no es necesario", “no hace falta”, “no se requiere” indican una línea de actuación permitida dentro de los límites del documento.

Posibilidad

los términos "puede", “ser capaz de”, “estar en posición de”, “existe la posibilidad de“, “es posible” y "no puede", “no ser capaz de”, “no tener capacidad de” indican la posibilidad de que algo ocurra.